Giải pháp từ hTransform
Hệ thống số kiểm soát nội bộ nhóm liên kết
Chuyển đổi phương thức và mô hình kinh doanh thời đại số, tiến tới tổ chức tự vận hành
Tải ứng dụng hSpace
NỘI DUNG
Hệ thống kiểm soát nội bộ ICS
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (ICS) là một hệ thống đảm bảo chất lượng được lập thành văn bản cho phép tổ chức chứng nhận bên ngoài ủy quyền việc kiểm tra hàng năm đối với từng thành viên nhóm cho một cơ quan/ đơn vị được xác định trong nhà điều hành được chứng nhận.
ICS gồm những gì?
- Ràng buộc cam kết của nông dân tuân thủ tiêu chuẩn canh tác của Nhóm đê ra
- Hệ thống thanh tra nội bộ: Theo định kỳ các thanh tra viên đến thăm từng hộ nông dân để kiểm tra xem nông hộ đó có tuân thủ các quy tắc sản xuất theo tiêu chuẩn đã áp dụng hay không.
- Phê duyệt nội bộ: Ban quản lý dựa vào thông tin trang trại của nông hộ để xác định nông hộ có được phê duyệt hay không và Xử lý các vi phạm không tuân thủ của nông hộ.
- Lưu giữ tài liệu về nông hộ và dữ liệu quá trình canh tác của trang trại
- Kiểm soát dòng sản phẩm, Các sản phẩm của nông hộ đã được chứng nhận ở tất cả các giai đoạn phải tách biệt với các sản phẩm không được chứng nhận.
Tổ chức dự án
Các loại dự án cơ bản
Hợp tác xã, Hiệp hội nông dân vận hành ICS
- Nhà điều hành ICS và đồng thời là người thu mua, tổ chức quá trình chế biến và là người tiếp thị sản phẩm
- Nhà chế biến mua sản phẩm trực tiếp từ nông hộ được chứng nhận theo hợp đồng ICS
- Tổ chức thu gom (mua) sản phẩm rồi bán cho nhà chế biến hoặc nhà xuất khẩu và chịu trách nhiệm tiếp thị sản phẩm
Sản xuất theo hợp đồng
- Nhà xuất khẩu hoặc nhà chế biến ký hợp đồng với nông dân để bán sản phẩm chứng nhận cho họ. Nhà xuất khẩu hoặc nhà chế biến là nhà điều hành ICS và tổ chức mua, chế biến, bán hàng.
Cơ cấu tổ chức
Nhà điều hành ICS phải đảm bảo rằng có đủ nhân viên có trình độ để thực hiện tất cả các quy trình ICS.
Trong một số trường hợp, một người có thể đảm nhận nhiều vị trí/nhiệm vụ.
Điều quan trọng, chỉ một người chịu trách nhiệm cho từng công việc, người này có đủ khả năng đảm nhiệm công việc và nhận thức được nhiệm vụ của mình.
Sơ đồ tổ chức quản lý nội bộ
Vai trò của từng đối tượng trong sơ đồ quản lý nội bộ
Quản lý rủi ro
Trong tất cả các giai đoạn sản xuất nông sản (bao gồm giai đoạn thu hoạch) và các quy trình kiểm soát nội bộ, việc nhận thức về các rủi ro tiềm ẩn (các vấn đề tiềm ẩn) là điều quan trọng. Những rủi ro này có thể gây ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và chất lượng của sản phẩm.
Khi bắt đầu một dự án chứng nhận theo tiêu chuẩn canh tác, điều đặc biệt quan trọng là Ban quản lý ICS phải nhận thức được các rủi ro tiềm ẩn để có thể thiết kế ICS và tất cả các quy trình cho phù hợp.
Do đó, phải cần xác định và xây dựng tiêu chí rủi ro, các tiêu chí rủi ro cần được thảo luận và cần đảm bảo rằng các quy trình nội bộ là đủ để ngăn ngừa rủi ro tiềm tàng xảy ra trong thực tế.
Quy trình xây dựng tiêu chí rủi ro
B1. Xây dựng các tiêu chí cần quản lý rủi ro
Xem xét tất cả các sự cố tiềm ẩn có thể xảy ra làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm và liệt kê chúng ra thành danh sách các tiêu chí
B2. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các tiêu chí
Mỗi tiêu chí sẽ có mức độ ảnh hưởng khác nhau, phân loại các mức độ cho từng tiêu chí.
B3. Tạo biện pháp khắc phục tương ứng
Phân tích để đưa ra các biện pháp khắc phục các tiêu chí rủi ro
B4. Danh sách tiêu chí rủi ro
Sau khi xây dựng tiêu chí, đánh giá mức độ ảnh hưởng và tạo biện pháp khắc phục. Sẽ lưu trữ thành bộ tài liệu các tiêu chí đánh giá rủi ro.
B5. Kiểm tra xem các quy trình đã đáp ứng các tiêu chí rủi ro chưa
Dựa vào bộ tiêu chí đánh giá rủi ro sẽ hiểu được quy trình phải xây dựng như thế nào, hình thức nào phù hợp, nội dung cần tập trung trong kiểm tra nội bộ và giám sát nội bộ, …
B6. Thay đổi các quy trình chưa phù hợp (Kiểm soát, đánh giá, phê duyệt, quy trình kỹ thuật,...)
Dựa vào bộ tiêu chí đánh giá rủi ro, xem xét các quy trình cần bổ sung thay đổi như thế nào cho phù hợp.
Thực hiện đánh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro trong quá trình canh tác
B1. Lên kế hoạch định kỳ đánh giá rủi ro
Định kỳ hằng năm, cán bộ kỹ thuật phải thực hiện đánh giá rủi ro cho các thành viên đang thực hiện chương trình chứng nhận
B2. Tạo lịch đánh giá rủi ro
Có thể tạo lịch chi tiết cho từng thành viên hoặc có thể tạo lịch cho nhóm có điều kiện sản xuất tương đồng
B3. Thực hiện đánh giá rủi ro
Dựa vào bộ tiêu chí đánh giá rủi ro, Kỹ thuật sẽ đánh giá trang trại trên từng tiêu chí đó
B4. Kiểm không phù hợp
Dựa vào kết quả đánh giá rủi ro, sẽ có những nông hộ không phù hợp. Đối với những hộ không phù hợp thì tùy vào mức độ rủi ro của nông hộ để quyết định xử lý
B5. Dựa vào kết quả đánh giá rủi ro, Giám đốc vùng trồng và Ban quản lý quyết định có nên mở rộng vùng trồng hay không.
B6. Quy trình thực hiện mở rộng vùng trồng
B7. Sau quyết định mở rộng vùng trồng, tiên hành tuyển chọn thành viên mới
B8. Dựa vào đánh giá rủi ro và quyết định mở rộng vùng trồng để phê duyệt loại trừ hoặc thêm thành viên mới
Quy trình đánh giá rủi ro cho thành viên mới
B1. Dựa vào phiếu đăng ký thành viên mới và bộ tiêu chí đánh giá rủi ro cho nông hộ mới để kỹ thuật tiến hành đánh giá
B2. Từ các điểm đánh giá → Kết quả đánh giá
B3. Dựa trên kết quả đánh giá → Nông hộ có phù hợp hay không?
B4. Đối với nông hộ phù hợp → Tuyển chọn, Đối với những hộ không phù hợp thì tùy vào mức độ rủi ro của nông hộ để quyết định xử lý
B5. Với nông hộ không được tuyển chọn sẽ cập nhập vào danh sách thành viên
Thủ tục kiểm soát và phê duyệt trang trại
Thủ tục tuyển chọn thành viên mới
Thủ tục đăng ký nông hộ mới gồm những gì mà nông hộ phải tuân thủ khi tham gia nhóm chứng nhận:
- Thông tin trang trại, tài liệu chứng minh phải được chuẩn bị đầy đủ để kiểm tra
- Nghĩa vụ của nông hộ phải rõ ràng để nông hộ nắm, hiểu và cam kết
Quy trình tuyển chọn thành viên
B1. Kế hoạch phát triển, mở rộng vùng nguyên liệu của ban lãnh đạo HTX, Công ty QLVT
- Với dự án chưa thành lập: Dựa trên tiêu chuẩn canh tác áp dụng (điều kiện tiêu chuẩn) và sản lượng yêu cầu từ dự án, bạn quản lý khảo sát chọn địa phương phù hợp.
- Dự án đã thành lập: Dựa trên kết quả đánh giá rủi ro trong quá trình canh tác, Ban quản lý vùng trồng quyết định mở rộng vùng trồng hay không.
B2. Lựa chọn các địa phương phù hợp
B3. Nông dân đăng ký tham gia chương trình thông qua các kênh khác như từ chính quyền, hội nông dân
Ban quản lý dự án sẽ thông qua các đơn vị địa phương để tiếp cận nông dân và tuyển chọn tham gia chương trình chứng nhận.
B4. Mời nông dân tham gia tập huấn nhận thức về tiêu chuẩn chứng nhận của chương trình
B5. Tiến hành các lớp đào tạo tập huấn
Mở các lớp tập huấn để nông dân hiểu rõ về dự án, trách nhiệm và lợi ích khi tham gia dự án
B6. Nông dân đăng ký tham gia chương trình sau tập huấn.
Dựa vào bộ tiêu chí đánh giá rủi ro, xem xét các quy trình cần bổ sung thay đổi như thế nào cho phù hợp.
B7. Kiểm tra thông tin phiếu đăng ký xem có đầy đủ thông tin hay chưa để yêu cầu bổ sung
Biểu mẫu tham gia chứng nhận hoặc bảng câu hỏi cơ bản:
- Tổng diện tích do nông hộ quản lý
- Diện tích cây trồng tham gia chương trình chứng nhận
- Diện tích các loại cây trồng
- Phương pháp, tiêu chuẩn canh tác
- Khai báo những lần sử dụng hóa chất gần đây
B8. Kiểm tra và đánh giá rủi ro
- Thảo luận với nông dân để giải thích nghĩa vụ của họ với tư cách là một nông dân chứng nhận theo tiêu chuẩn áp dụng
- Khảo sát các cánh đồng và hoàn thành biểu mẫu vào trang trại với tất cả các chi tiết về khu vực, đất đai, nguồn nước,.... (Theo mỗi dự án)
- Thể hiện các lô canh tác của trang trại
- Có thể dùng để đăng ký thông tin cây trồng, năm trồng, các cây liên quan
- Chỉ rõ ràng các trang trại đăng ký thông thường
- Nên chỉ ra các nông hộ truyền thống liền kề và mối nguy hại
- Chỉ rõ mốc ranh giới và ghi rõ ngày tháng
- Ký cam kết hợp tác:
Những điều cần được viết trong thỏa thuận với nông hộ (Thêm bớt tùy dự án)
Những yêu cầu tối thiểu
Thông tin chi tiết về tiêu chuẩn canh tác áp dụng cho dự án
- Các quy tắc theo tiêu chuẩn nông hộ phải tuân thủ
Chính sách xử phạt:
- Điều gì xảy ra khi nông hộ vi phạm các quy định, tiêu chuẩn canh tác
Cấp phép tiếp cận trang trại
- Nông hộ cho phép thanh tra bên trong và bên ngoài kiểm tra trang trại và tài liệu.
- Cho phép giám sát viên kiểm tra giám sát quá trình làm việc
Hợp đồng được viết bằng ngôn ngữ địa phương
Những yêu cầu tối thiểu
Các nghĩa vụ khác của nông dân: Ví dụ
- Chỉ được bán sản phẩm của mình
- Không được bán cho người mua khác ( trả tiền và không trả tiền)
- Những khía cạnh liên quan đến chất lượng sản phẩm
Các nghĩa vụ đối với nhà điều hành ICS:
- Phải thông báo số lượng sẽ mua
- Cung cấp đào tạo miễn phí
Làm thế nào để hủy hợp động.
Đánh giá mức độ rủi ro
Dựa vào kết quả thăm trang trại và phiếu đăng ký của nông hộ, đánh giá theo các tiêu chí đề ra để tuyển chọn nông hộ có phù hợp hay không.
B9. Dựa vào kết quả đánh giá rủi ro để quyết định xem nông hộ có phù hợp tham gia dự án hay không.
B10. Kết nạp thành viên vào APP hSpace để tham gia quá trình canh tác và kiểm soát nội bộ
B11. Cập nhập danh sách nông hộ.
Thanh tra nội bộ
Thanh tra nội bộ là thành phần quan trọng của ICS, để xác minh chính thức rằng nông hộ có đáp ứng tất cả các yêu cầu theo tiêu chuẩn canh tác hay không.
Việc kiểm tra trang trại ít nhất 1 lần/năm và phải kiểm tra 100% số hộ sản xuất tham gia ICS.
Việc kiểm tra phải được định thời điểm diễn ra vào thời điểm quan trọng trong chu kỳ sản xuất khi rủi ro không tuân thủ các tiêu chuẩn là cao nhất.
Quy trình thanh tra nội bộ
B1. Điều phối viên lên kế hoạch thanh tra, phân chia chia địa bàn phụ trách cho kỹ thuật quản lý đồng ruộng theo quyết định của ban quản lý nhóm. Hình thức phân chia chéo nghĩa là Kỹ thuật thanh tra sẽ không thanh tra cho hộ mình đang giám sát.
B2. Sau khi có lịch thanh tra, tiến hành đào tạo tập huấn cho thanh tra viên để đảm bảo thanh tra viên đủ kiến thức thực hiện thanh tra nội bộ.
B3. Tạo lịch thanh tra trên APP
B4. Sau khi tạo lịch thanh tra trên APP.
- Lịch làm việc nhóm của nông hộ: Xuất hiện lịch thanh tra nếu nông hộ đó có trong đợt thanh tra đó
- Lịch thanh tra nội bộ của trang trại sẽ hiển thị lịch thanh tra với trạng thái là “Kế hoạch”
B6. Chuyển trạng thái tiến hành thanh tra trên APP để thực hiện thanh tra từng trang trại.
B7. Khi có một vấn đề phát sinh cho một nông hộ nào đó, và trạng thái nông hộ là kế hoạch thì có thể chuyển sang trạng thái Hủy để thực hiện nông trại tiếp theo.
B8. Thực hiện thanh tra trên từng trang trại
- Thanh tra viên nên thực hiện thanh tra theo kế hoạch đã được tạo trên APP, nếu có bất kỳ thay đổi nào thanh tra viên phải báo lại cho điều phối viên.
- Thanh tra viên chỉ sử dụng mẫu: Danh mục thanh tra nội bộ và dữ liệu nông hộ tham chiếu theo Danh sách phê chuẩn nông hộ thành viên, Phiếu đăng ký nông hộ và Các tiêu chuẩn nội bộ
- Thanh tra viên phỏng vấn nông dân các nội dung theo bộ câu hỏi của tiêu chuẩn canh tác áp dụng
- Hỏi nông dân về các chứng từ, nhật ký nông hộ so sánh với nhật ký nông hộ trên APP và thông tin khai báo trên APP
B9. Sau khi hoàn thành thanh tra cho một nông hộ → Kết quả đánh giá cho nông hộ →Trạng thái thanh tra nội bộ của trang trại “Hoàn thành”
B10. Kiểm tra còn trang trại nào chưa được thanh tra hay không, nếu còn thì thanh tra trang trại tiếp theo ngược lại đã hoàn thành thanh tra.
B11. Chuyển lịch thanh tra nhóm qua trạng thái “Hoàn thành” trên APP
B12. Cập nhập kết quả thanh tra cho Trang Trại và cập nhập báo cáo thanh tra cho nhóm trên APP
B13. Nhân viên hành chính tập hợp báo cáo kết quả bằng văn bản cho ban quản lý
Không phù hợp và hành động khắc phục
Sự không phù hợp là sự không đáp ứng một yêu cầu của tiêu chuẩn đang áp dụng. Sự không phù hợp xuất hiện ở mọi giai đoạn trong quá trình canh tác như: Giám sát viên phát hiện trong quá trình giám sát, từ kết quả thanh tra nội bộ, sự phản hồi của khách hàng.
Hành động khắc phục là hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp từ đó đưa ra hành động phòng ngừa đối với các nông hộ khác trong nhóm để loại bỏ những nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn.
Quy trình khắc phục hành động không phù hợp
B1. Từ những điểm không phù hợp thu thập bởi giám sát viên phát hiện trong quá trình giám sát, từ kết quả thanh tra nội bộ, sự phản hồi của khách hàng. Điều phối viên sẽ phân tích mức độ ảnh hưởng để quyết định tạo hành động khắc phục
B2. Tạo hành động khắc phục để loại bỏ những nguyên nhân dẫn tới sự không phù hợp.
B3. Sau khi tạo thành công sẽ hiển thị hành động khắc phục ở nhóm và nông hộ với trạng thái “Mới”
B4. Để tạo hành động khắc phục cho điểm phù hợp thì phải chuyển trạng thái từ “Mới” qua “ Đang xử lý” trên APP.
B5. Sau khi Điểm không phù hợp ở trạng thái “Đang xử lý” thì tạo hành động khắc phục để Nông hộ thực hiện.
B6. Tạo các thẻ công việc cho hành động khắc phục
B7. Các công việc vừa tạo sẽ hiển thị ở chức năng “Việc cần làm” của nông hộ và trong “Hành động khắc phục của nông hộ”
B8. Nông hộ thực hiện công việc
- Công việc mới tạo ở trạng thái “Mới”
- Nông hộ bắt đầu thực hiện công việc thì sẽ chuyển trạng thái trên APP là “Đang thực hiện”.
- Khi thực hiện xong công việc, nông hộ xác nhận lại nguyên vật liệu đã sử dụng
- Nếu công việc cần kỹ thuật xác nhận thì sẽ chuyển qua trạng thái “Chờ kiểm tra”, ngược lại trạng thái công việc “Hoàn thành”
- Kỹ thuật sẽ kiểm tra các công việc “Chờ kiểm tra”, sau đó phê duyệt công việc có hoàn thành hay không. Nếu công việc hoàn thành chuyển qua trạng thái “Hoàn thành”, ngược lại công việc chuyển qua trạng thái “Không đạt” và với công việc “Không đạt” kỹ thuật có thể tạo lại thẻ công việc khác để thực hiện khắc phục công việc không đạt trước đó.
- Sau khi kết thúc một công việc → đẩy thông tin qua nhật ký canh tác và nhật ký sử dụng TBVTV, phân bón → Truy xuất nguồn gốc (Nếu có).
B9. Sau khi một công việc kết thúc, Kỹ thuật kiểm tra và quyết định hành động khắc phục có nên dừng lại hay không:
Nếu chưa dừng lại thì kiểm tra xem đã hết các công việc cần thực hiện chưa. Trường hợp hết công việc thực hiện thì tạo thêm công việc mới. Nông hộ tiếp tục thực hiện công việc tiếp theo cho đến khi Kỹ thuật quyết định dừng hành động khắc phục cho điểm không phù hợp.
B10. Kỹ thuật quyết định dừng thực hiện khắc phục điểm không phù hợp.
Kỹ thuật kiểm tra điểm không phù hợp đã được khắc phục hay chưa: Đã khắc phục → chuyển qua trạng thái “Xử lý thành công” → Chưa khắc phục → chuyển qua trạng thái “Xử lý không thành công” → Xử lý lại điểm không phù hợp hoặc ngừng lại và xem xét xử phạt nông hộ.
B11. Hệ thống kiểm tra còn công việc nào chưa thực hiện không.
B12. Hệ thống Hủy tất cả các công việc chưa thực hiện.
Ước tính sản lượng
Ước tính sản lượng được sử dụng để đối chiếu sản lượng dự kiến của từng nông dân với sản lượng thực tế. Sản lượng ước tính được sử dụng để xác minh rằng sản phẩm được bán bởi mỗi nông hộ chỉ được sản xuất tại trang trại chứng nhận.
Dữ liệu ước tính sản lượng có thể được ghi nhận từ chính nông hộ hoặc kỹ thuật ước tính sản lượng.
Số liệu ước tính sẽ được kiểm tra lại trước khi đến kỳ thu hoạch.
Quy trình ước tính sản lượng
B1. Giám đốc vùng trồng và điều phối viên lên kế hoạch ước tính sản lượng:
- Trang trại, kỹ thuật ước tính là ai, Người giám sát
- Biểu mẫu ghi nhận ước tính sản lượng
- Đào tạo ước tính sản lượng cho kỹ thuật
B2. Điều phối viên lên lịch ước tính chính thức
B3. Tạo lịch ước tính sản lượng trên APP
B4. Sau khi tạo lịch ước tính sản lượng trên APP → Lịch ước tính sản lượng
B5. Khi Lịch đang ở trạng thái “Kế hoạch”, Điều phối viên kiểm tra sai với lịch thực tế hoặc cần thay đổi về lịch hoặc việc ước tính sản lượng trì hoãn thì có thể Hủy lịch. Rồi tạo lại lịch mới theo đúng yêu cầu.
B6. Chuyển trạng thái tiến hành ước tính sản lượng trên APP để thực hiện ước tính từng trang trại.
B7. Khi có một vấn đề phát sinh cho một nông hộ nào đó, và trạng thái nông hộ đang là “Kế hoạch” thì có thể chuyển sang trạng thái “Hủy” để thực hiện nông trại tiếp theo.
B8. Thực hiện ước tính sản lượng cho từng trang trại trong danh sách.
- Khảo sát thông tin trang trại: Độ dốc, loại đất, khí hậu, dữ liệu sản lượng địa phương, thông tin mua bán hoặc thông tin thu hoạch mùa vụ trước đó của trang trại, sản lượng điển hình trong khu vực và một số yếu tố khác
- Bảng thông tin về cây trồng: thông tin tùy vào loại cây, năng xuất trên 1 đơn vị tính (cây, ha, … một đơn vị khác mà ở địa phương dùng)
- Xử lý số liệu khảo sát: Lắp số liệu thu thập vào bảng ước tính và dựa vào các yếu tố ảnh hưởng để tính toán.
- Kiểm tra chéo: Sau khi có được ước tính sơ bộ thì phải kiểm tra chéo với các dữ liệu khác để được ước tính sản lượng chính xác
- Hoàn thành sẽ ghi nhận sản lượng của trang trại lại. Sản lượng này sẽ được kiểm tra và cập nhập lại trước mùa vụ thu hoạch.
B9. Kiểm tra còn trang trại nào chưa được ước tính hay không, nếu còn thì ước tính trang trại tiếp theo ngược lại đã hoàn thành ước tính.
B10. Chuyển lịch thanh tra nhóm qua trạng thái “Hoàn thành” trên APP
B11. Cập nhập kết quả ước tính cho nhóm
Xử phạt và giải quyết khiếu nại.
Xử phạt
Thủ tục xử phạt cần được tuyên bố với nông hộ tham gia chương trình chứng nhận để đảm bảo việc thực hiện đúng tiêu chuẩn chứng nhận. Vì vậy cần phải xây dựng thủ tục xử phạt rõ ràng cho các trường hợp không tuân thủ gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Dựa trên báo cáo của các hoạt động thanh tra nội bộ, giám sát định kỳ, các thành viên tham gia chương trình chứng nhận khi có phát hiện những vi phạm phải chấp nhận hình thức xử lý từ ban quản lý nhóm.
Quy trình xử lý xử phạt nông hộ không tuân thủ
B1. Dựa trên kết quả thanh tra, giám sát nội bộ. Thanh tra viên sẽ báo cáo những hành động không tuân thủ của nông hộ. (Kết quả trên APP)
B2. Điều phối viên xem xét mức độ không tuân thủ của nông hộ có cần hành động để khắc phục hay không.
B3. Nếu cần khắc phục thì thực hiện theo “Quy trình khắc phục hành động không tuân thủ” ( Trình bày ở ). Mức độ ảnh hưởng không cần hành động khắc phục.
B4. Xem xét quá trình khắc phục hành động không tuân thủ để Giám đốc vùng trồng đưa ra quyết định có xử phạt hay không.
B5. Nếu trường hợp nông hộ cần phải xử phạt thì dựa vào quy chế xử phạt đã được xây dựng và công bố trước đó để xử phạt nông hộ.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong tất cả các ngành nghề thì khiếu nại là một trong những thước đo của đánh giá hiệu quả hoạt động. Trong sản xuất nông sản chứng nhận theo mô hình ICS cũng vậy, việc nhận nhiều khiếu nại nghĩa là việc kiểm soát nội bộ chưa phù hợp.
Từ những khiếu nại của nông hộ sẽ tạo ra các hành động khắc phục trong tương lai để loại bỏ những rủi ro về độ hài lòng của nông hộ.
Quy trình khiếu nại và xử lý khiếu nại
B1. Nông hộ phát sinh vấn đề khiếu nại, vấn đề này có thể từ kết quả thanh tra, giám sát nội bộ, mua nguyên vật liệu đầu vào, quy trình canh tác, thu hoạch, mua bán.
Nông hộ có thể trao đổi với cán bộ hiện trường để giải quyết. Nếu chưa được giải quyết thích đáng thì nông hộ tạo khiếu nại trên APP để BQL giải quyết.
B2. Sau khi tạo khiếu nại trên APP → Danh sách khiếu nại → Chăm sóc khách hàng (admin hành chính) tiếp nhận khiếu nại.
B3. Chăm sóc khách hàng chuyển trạng thái qua “Đang xử lý” để giải quyết khiếu nại.
B4. Sau khi tiếp nhận khiếu nại, Chăm sóc khách hàng sẽ trao đổi cơ bản với nông hộ thông qua APP để ghi nhận cuộc trò chuyện.
B5. Sau khi trao đổi với chăm sóc khách hàng, nông hộ xem xét việc rút đơn khiếu nại.
B6. Trường hợp nông hộ rút đơn khiếu nại thì sẽ Hủy khiếu nại trên APP.
B7. Trường hợp nông hộ không rút đơn, chăm sóc khách hàng sẽ phân loại khiếu nại và phân cho người giải quyết khiếu nại phù hợp.
B8. Người giải quyết khiếu nại tiếp nhận thông tin và trao đổi với nông hộ về vấn đề khiếu nại qua APP.
B9. Sau khi trao đổi với nông hộ, người giải quyết khiếu nại quyết định:
- Chưa đóng khiếu nại, Người giải quyết sẽ trao đổi với nông hộ hoặc chuyển qua người khác phù hợp hơn.
- Đóng khiếu nại, chuyển trạng thái qua “Hoàn thành”
B10. Nông hộ có đồng ý với kết quả không?
- Đồng ý: Kết thúc khiếu nại, lưu trữ hồ sơ khiếu nại của nông hộ
- Không đồng ý: Tạo khiếu nại mới
Tài liệu ICS
ICS yêu cầu nông dân và người điều hành ICS lưu giữ hồ sơ cụ thể. Những hồ sơ này được kiểm tra như một phần của cả quá trình kiểm tra nội bộ và bên ngoài. Hầu hết các tài liệu về cấp độ trang trại đã được trình bày ở các nội dung trước (danh sách các mục kiểm trang trại, mẫu đăng ký trang trại, bản đồ, hợp đồng).
Ở nội dung này sẽ đưa ra một bản tóm tắt những tài liệu nào phải có, ai giữ chúng và những thông tin nào phải được tóm tắt cho các nông hộ thành viên trong nhóm.
Trong chừng mực có thể, nông dân phải chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ của mình, nhưng trong những trường hợp không thể, người điều hành ICS nên cung cấp, hỗ trợ khi cần thiết.
Tài liệu nông hộ
- Hợp đồng chính thức
- Biểu mẫu bảng câu hỏi cơ bản (Kết quả)
- Danh sách kiểm tra nội bộ trang trại
- Bản đồ: gồm bản đồ các trang trại của nông hộ quản lý bao gồm các trang trại đăng ký chứng nhận theo tiêu chuẩn và trang trại không đăng ký chứng nhận. Bản đồ thể hiện được mốc thời gian, loại cây, diện tích, nguồn nước, kho, các tran
- Thanh tra nội bộ ( có ghi nhận trên hệ thống và phiếu thanh tra bên ngoài)
- Danh sách đầu vào (có ghi nhận trên hệ thống)
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ
Xem chi tiết hình ảnh thực tế và hướng dẫn nghiệp vụ sử dụng các giải pháp:
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Đăng ký tài khoản
Đăng ký định danh vai trò
Mời thành viên tham gia vào nhóm nông hộ
Cập nhật & thay đổi vai trò trong nhóm
THỦ TỤC TUYỂN CHỌN THÀNH VIÊN MỚI
Nông hộ đăng ký thành viên khai báo thông tin trang trại
Nông hộ Tìm kiếm và tham gia nhóm.
Nông hộ xác nhận yêu cầu từ Nhóm nông hộ.
Nhóm nông hộ xét duyệt yêu cầu tham gia nhóm nông hộ
Nhóm nông hộ mời nông hộ tham gia nhóm nông hộ
THANH TRA NỘI BỘ
Kỹ thuật tạo lịch thanh tra nội bộ
Nông dân xem lịch thanh tra nội bộ
Kỹ thuật chuyển trạng thái Hủy kế hoạch
Kỹ thuật chuyển trạng thái lịch thanh tra nội bộ
Kỹ thuật thực hiện thanh tra nội bộ
Nông hộ xem kết quả đánh giá của trang trại
Nhân viên hành chính xem báo cáo tổng hợp
KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC
Kỹ thuật tạo hành động khắc phục
Kỹ thuật quản lý khắc phục trên nhóm nông dân
Nông dân quản lý khắc phục trên trang trại
Kỹ thuật chuyển trạng thái hành động khắc phục
Kỹ thuật tạo thẻ giao việc cho trang trại
Nông hộ thực hiện công việc
ƯỚC TÍNH SẢN LƯỢNG
Kỹ thuật tạo lịch ước tính sản lượng
Nông hộ xem lịch ước tính sản lượng
Kỹ thuật hủy lịch ước tính sản lượng
Kỹ thuật chuyển trạng thái kế hoạch ước tính sản lượng
Kỹ thuật thực hiện ghi nhận sản lượng
Các sản phẩm, giải pháp của hTransform
Khám phá các thương hiệu, thành viên của hSpace
Mang khoa học vào thực tiễn nông nghiệp
Chính sách, chương trình mục tiêu quốc gia và kế hoạch hành động của hSpace
Việt Nam xác định nông nghiệp là lợi thế quốc gia, trụ đỡ của nền kinh tế (theo Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 16/6/2022 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII). Nông nghiệp đang bảo đảm sinh kế cho trên 60% dân số sinh sống ở khu vực nông thôn; chiếm 30% lực lượng lao động cả nước và chiếm tỷ trọng gần 12% GDP. Việt Nam đang trở thành một trong những nước xuất khẩu nông - lâm - thủy sản hàng đầu thế giới với tổng kim ngạch năm 2022 đạt trên 53 tỷ USD, tiếp cận đến 196 quốc gia và vùng lãnh thổ. Trong những năm gần đây, nhiều chính sách, định hướng của Chính phủ, của Nhà nước, cùng với các chương trình hành động quốc gia hướng tới xây dựng nông thôn mới, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả kinh tế tập thể, đẩy mạnh chuyển đổi số trong khu vục kinh tế hợp tác, hợp tác xã, chuyển đổi hệ thống lương thực thực phẩm minh bạch, trách nhiệm và bền vững, với nhiều chương trình như mỗi xã một sản phẩm, chuyển đổi số ngành nông nghiệp, mô hình thí điểm xã thương mại điện tử, cụ thể:
Định hướng của chính phủ, của nhà nước
Nghị quyết số 20-NQ/TW, ngày 16/6/2022, Hội nghị lần thứ năm Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII về tiếp tục đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả kinh tế tập thể trong giai đoạn mới.
Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 16/6/2022 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII về nông nghiệp, nông dân, nông thôn đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045.
Chỉ thị số 19/CT-TTg ngày 03/6/2023 của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong khu vực kinh tế hợp tác, hợp tác xã.
Quyết định số 300/QĐ-TTg ngày 28/3/2023 của Thủ tướng Chính phủ: Phê duyệt Kế hoạch hành động quốc gia chuyển đổi hệ thống lương thực thực phẩm minh bạch, trách nhiệm và bền vững ở Việt Nam đến năm 2030.
Quyết định số 150/QĐ-TTg ngày 28/1/2022 của Thủ tướng chính phủ: Phê duyệt Chiến lược Phát triển nông nghiệp và nông thôn bền vững giai đoạn 2021-2030, tầm nhìn đến 2050.
Quyết định số 919/QĐ-TTg, ngày 01/8/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình mỗi xã một sản phẩm giai đoạn 2021 – 2025.
Quyết định số 318/QĐ-TTg ngày 08/3/2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Bộ tiêu chí quốc gia về xã nông thôn mới và Bộ tiêu chí quốc gia về xã nông thôn mới nâng cao giai đoạn 2021 – 2025.
Quyết định 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng chính phủ về phê duyệt Chương trình chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
Các chương trình hành động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thông
Quyết định số 2151/QĐ-BNN-VP ngày 15/6/2022 của Bộ Nông nghiệp và PTNT về Phê duyệt Kế hoạch chuyển đổi số ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giai đoạn 2022-2025.
Công văn số 3445/BNN-VPĐP ngày 29/5/2023 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc hướng dẫn tạm thời về triển khai xây dựng mô hình thí điểm xã nông thôn mới thông minh, xã thương mại điện tử.
Kế hoạch hành động của hSpace
Trên cơ sở đó hSpace phát triển hệ sinh thái nông nghiệp số nhằm góp phần vào công cuộc chuyển đổi số ngành nông nghiệp, mang khoa học vào thực tiễn ngành nông nghiệp, cùng các thành phần khác góp phần vào thực hiện hoá các chính sách, định hướng của Chính phủ, của Nhà nước và các chương trình hành động quốc giá, các thành phần với những kế hoạch hành động của hSpace như sau:
- hAgri: Tập trung vào chuyển đổi các mô hình sản xuất nhỏ lẻ, nông hộ cá thể, thành các nhóm liên kết sản xuất theo tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn minh bạch, làm tiền đề chuyển đổi hệ thống lương thực thực phẩm minh bạch, trách nhiệm và bền vững ở Việt Nam (theo Quyết định số 300/QĐ-TTg ngày 28/3/2023 của Thủ tướng Chính phủ). Chuyển đổi và liên kết nhóm sản xuất được thực hiện theo phương thức sản xuất và mô hình kinh doanh số phù hợp với thời đại số, nhằm đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả kinh tế tập thể trong giai đoạn mới (theo Nghị quyết số 20-NQ/TW, ngày 16/6/2022, Hội nghị lần thứ năm Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII).
- hTransform: Tập trung vào chuyển đổi số phương thức sản xuất và mô hình kinh doanh, phát triển Nông hộ số, Hợp tác xã số liên kết sản xuất dựa trên nền tảng công nghệ số đảm bảo tiêu chuẩn minh bạch (theo Chỉ thị số 19/CT-TTg ngày 03/6/2023 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 2151/QĐ-BNN-VP ngày 15/6/2022 của Bộ Nông nghiệp và PTNT).
- hSchool: Tập trung vào đào tạo nguồn nhân lực nông nghiệp công nghệ cao, tư duy kinh tế nông nghiệp, làm kinh tế tập thể trong thời đại mới, làm nông nghiệp minh bạch, trách nhiệm, bền vững. Đào tạo về khởi nghiệp đổi mới sáng tạo, nghiên cứu ứng dụng vào phát triển nông nghiệp công nghệ cao (theo Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 16/6/2022 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII).
- hMarket: Tập trung vào nghiên cứu và phát triển thị trường nông nghiệp, là mấu chốt trong phát triển kinh tế nông nghiệp. Kết hợp với OCOP, các hStartup địa phương mang đặc sản mọi miền về mỗi xã, hMarket mang nông thôn ra thế giới với các thương hiệu nông sản Việt, xây dựng thương hiệu quốc gia (theo Quyết định số 919/QĐ-TTg, ngày 01/8/2022 của Thủ tướng Chính phủ, Công văn số 3445/BNN-VPĐP ngày 29/5/2023 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn).
- hStartup: Tập trung phát triển kinh tế tập thể, khởi nghiệp đổi mới sáng tạo, chuyển giao công nghệ, mang khoa học vào nông nghiệp, thu hút đầu tư và nhân tài về nông thôn (theo Nghị quyết số 20-NQ/TW, ngày 16/6/2022, Hội nghị lần thứ năm Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII, Quyết định số 318/QĐ-TTg ngày 08/3/2022 của Thủ tướng Chính phủ)
